仕事を効率化する方法やコツ5選！できる人がやっている発想術とは？

仕事を効率化する方法を身に付ければ毎日の業務も円滑に進みますよね。

なるべく短い時間で仕事を効率化することは、自分のストレスも減りますし、社内からの評価も高まることに。

無駄な時間を省いて他の業務に時間を割いたり、もっと重要度の高い仕事に時間を回すこともできますよね。

今回は毎日の仕事に忙殺されていて山なようなタスクをこなしてきた自分の実体験をもとにお伝えしていきます。

仕事を効率化できると何倍も楽しくなる！

仕事を効率化できると何倍も毎日が楽しく、達成感もあります。

後から後から仕事が湧いてくるので、スムーズに進まないとあれもやらないといけない、これもやらないといけない…と焦りも感じますよね。

焦ってくると仕事の順番や期限のあった仕事でさえもうっかり忘れていた…という最悪のことも起こりえます。

ただ仕事を効率化できているというメリットだけでなく、正確に無駄なく進めることにもつながって会社側からするといいことだらけです。

早く仕事が終わることで余裕もできますし、会社だって定時に退社することだって可能。

仕事を効率化する方法やコツ5選！

それでは私も実際にやっていた仕事を効率化する方法5つを紹介していきます。

①数分で終わられる仕事はすぐやる

5～10分ですぐ終われそうな仕事はすぐにやることを心掛けましょう。

ちょっとの時間で出来るから空いた時間にやろうと思っていると、忘れてしますこともあります。

すぐに片づけれる仕事は瞬間的に終わらせて、さっと次の仕事を始めると気持ちもすっきりした経験がありました。

意外と事務処理って面倒くさいなと思う人も多いので、心を無にしてやると意外とすぐ終わります。

②メールのチェックは決めた時間に行う

社内外でメールが来るたびに開封して確認することを入社当時は行っていました。

それを繰り返すうちに「新しいメールが来てないだろうか？」と気になり何度もメールボックスを空けてしまう状態に陥ったことがあります。

この状態だと進めないといけない通常の仕事の集中力も途切れがちに。

メールが気になってしまって…の悪循環にもなるので、メールをチェックする時間は朝・お昼休み前・15時・退社前のように決めて行っていました。

③緊急度や重要度が高い仕事を午前中に行う

緊急度や重要度の高い仕事は取り掛かる前にちょっと尻込みしますよね。

大変な仕事だけど早く終わらせないといけないので、自分へのストレスも高まります。

嫌だな～と思いながらやると手も頭も動かないので諦めて取り掛かることがおすすめです。

テレビで脳科学を専門に研究している人が「何も考えずに動いた時の方が脳のパフォーマンスは上がる」と言われたのを聞いたことがあります。

一見難しそうな仕事でも、無心で取り掛かり始めると意外にすぐ終わっていたということも経験しました。

④マルチタスクで仕事を進めない

仕事はマルチタスクではなくシングルタスクで進めましょう。

実は、私もこのマルチタスクをついやってしまうタイプです。

マルチタスクとはいろんな仕事を同時にあれこれやってしまうこと。

パソコンでエクセルの事務作業をしながらメールが気になってチェックしたり、プレゼンの資料を作っているのに途中で飽きて簡単な仕事に手を出してしまうなどです。

特に女性はいろんなことに気が行くので今対応しなくていいことにも手を付けてしまうことも。

マルチタスクの逆であるシングルタスクで1つ1つ着実に終わらせていくことで進んでいる感じもしますし、1つのことに集中している分生産性が高まり早く終わります。

⑤ショートカットキーを有効活用する

仕事をしている人ならパソコンやメールのやり取りを頻繁にしますよね。

キーボードのショートカットキーなどは有効に活用できていますか？

その毎日の何気ない操作で数十分～数時間を1日の中で損していることがあります。

1日当たりに換算すると数十分～数時間ですが、その時間を1週間や1か月、1年に換算するととんでもない時間になります。

年間で何十時間もの時間ができるならば、もっと別の仕事や重要な仕事への時間も割けたはずです。

仕事を効率化することで得られるもの

仕事を効率化することで得られるメリットはたくさんあります。

• やらないといけない仕事の漏れがなくなる
• 仕事のミスが少なくなる
• 自分のストレスが減る
• 関係部署へ円滑に仕事を回すことができ
• 社内からの評価も高くなる
• プライベートと仕事の切り替えがしやすい
• 早く会社を退社できる

仕事のやり方は人それぞれですが、自分なりのやり方で変なクセが付いていることも。

やりたくないこと面倒なことは後回しにする人も多いので、効率化を図るためには見直しも必要です。

最初は慣れないかもしれませんが、この記事で紹介したような方法を取り入れながら仕事をこなしてみてください。

案外スムーズに進めれたり、1日ストレスが少なく業務を進めれることが多くなるかもしれませんよ。

仕事をできる人がやっている発想術とは？

仕事ができる人がやっている発想術とは、なるべく高速で決断・行動を行うということです。

1日24時間というのは上司でも同僚でも皆同じです。

なのでどうやって仕事を効率化していくのかということはかなり重要なんですよね。

仕事ができる人の決断が早いというのは、普段から勉強をしていたり、悩む時間を減らすということにもつながります。

「どうやってやったらいいんだろう」と一人で悩んでいても解決できない場合は、上司や先輩に教えてもらえば仕事も進みますよね。

自分で考えることも必要ですが、困って悩んで仕事に支障が出る場合は遠慮なく聞いてしまった方が早いです。

そのうち自分の経験値や知見が溜まっていき、同じような問題が起こった場合に悩まず瞬時に判断できるようになることもあります。

まとめ

今回は「仕事を効率化する方法やコツ5選！できる人がやっている発想術とは？」についてご紹介しました。

私も実際に行っていた仕事を効率化する方法をお伝えしましたが、全部できている人は少ないかと思います。

仕事のやり方は個人個人でクセもあるので、直す時間も必要ですが今後の仕事人生にも大きな意味合いを持ちます。

仕事ができる人は決断や行動が早く悩んでいる時間が少ないです。

効率化して仕事を進められると1日のうち、自由に使える時間も増えます。仕事が正確で早いとミスも減り社内からの評価や信頼も増すのでメリットだらけですよね。